Правила подготовки тендерной документации
Тендерная документация представляет собой пакет документов, который должна предоставить организация или физическое лицо для участия в тендере. Конечно, есть стандартный набор документов для участия в тендере, и он будет приведен ниже. Однако хочется также отметить, что более конкретный список документов зависит от того, что будет являться предметом торгов. Традиционно, этот список разрабатывает тендерный комитет по поручению организатора торгов или заказчика. Тендерный комитет, как правило, не только составляет тендерную документацию – в его обязанности также входит распространение данной документации, подача необходимых разъяснений по ней, а также решение вопроса об изменении этой документации и процедурах ее рассмотрения. В некоторых случаях для того, чтобы тендерная документация была разработана корректно, организаторы могут привлекать инженерно-консультационные или проектные организации.
Обязательным условием является то, что на момент разработки тендерной документации, заказчик должен обладать всеми необходимыми финансовыми и инвестиционными ресурсами, а также иметь право распоряжаться ими. Наличие финансовых ресурсов и права на их распоряжение должны подтверждаться соответствующими финансовыми документами, такими как, например, кредитный договор или распоряжение органа исполнительной власти.
Согласно положению Российской Федерации о подрядных торгах, в процессе подготовки тендерной документации могут быть опущены либо наоборот включены некоторые требования, которые не противоречат данному положению. Тендерная документация должна быть составлена таким образом, чтобы информация, содержащаяся в ней, была одинаково доступна для всех участников. По этой причине, в процессе описания работ, необходимо употреблять общепринятые понятия. Если же есть необходимость введения новых терминов в тендерную документацию, то в ней также должны быть приведены и их определения. Требования, которые включаются в данную документацию, являются обязательными для всех оферентов, без исключений. Утверждать тендерную документацию в любом случае должен заказчик.
Что же касается передачи тендерной документации участникам тендера, то, как правило, ее передают не бесплатно, а за определенную оплату и при наличии официального запроса претендента. Правила выкупа тендерной документации определяет тендерный комитет – традиционно эти правила публикуются либо в приглашении на участие в торгах, либо в объявлениях о проведении торгов. Цена тендерной документации определяется в зависимости от произведенных затрат, связанных с ее разработкой и распространением, а также анализом предложений оферентов, подведением итогов конкурса и определением победителя. Однако, стоит отметить, что бывают случаи, когда тендерную документацию могут передавать претендентам абсолютно бесплатно, либо по себестоимости затрат ее размножение.
Состав тендерной документации
Существует несколько основных стандартных разделов тендерной документации. Эти разделы следующие:
— приглашение на участие в торгах;
— общие сведения о предмете и объекте торгов;
— техническая часть;
— инструкция для оферентов;
— форма заявки претендента на участие;
— условия проведения торгов;
— проект контракта.
Наиболее значимые разделы тендерной документации — это техническая и коммерческая части. В технической части тендерной документации описываются основные условия контракта, приводится общая информация об объекте или предмете торгов, а также предоставляются инструкции и информационные карты для поставщиков. Помимо этого, могут упоминаться требования к заказу на поставку, включающие наименование продукции, график и объем поставки, а также ссылки на технические условия и стандарты.
Коммерческая часть тендерной документации содержит цены на товар и порядок их определения, график и условия производимых платежей, а также указание источника финансирования контракта. Вдобавок к этому списку, могут быть указаны банковские гарантии на выполнение условий тендера заказчиком и требования по страхованию. Однако, как уже указывалось выше, конкретное содержание тендерной документации определяет тендерный комитет в каждом конкретном случае в зависимости от предмета и условий торгов.
Как составляется тендерная документация?
Подготовка тендерной документации — это очень важная часть проведения конкурсных торгов, так как корректно составленная тендерная документация является половиной успеха всей тендерной кампании. Давайте рассмотрим правила ее составление.
Тендерная документация обязательно должна содержать фамилию, имя и отчество организатора тендера, а также его рабочий телефон, почтовый адрес, факс и адрес электронной почты. Очень важным является указание точного места и способа получения тендерной документации участниками, а также ее стоимость. Всеми проверяющими органами требуется также наличие проекта контракта или хотя бы списка условий, которые будут указаны в контракте. Еще одним условием является наличие в тендерной документации методики оценки предложений по балльной системе.
Разрабатывается тендерная документация уполномоченным органом, заказчиком, специализированной организацией. Документация должна содержать установленные заказчиком требования к техническим характеристикам, качеству товара, услуг, работ, требования к потребительским свойствам товара, его функциональным характеристикам, отгрузке товара, упаковке и другие показатели, определяющие соответствие товара, оказываемых услуг. Выполняемых работ потребностям заказчика.