Как обеспечить высокую точность бюджета на предприятии
От точности составленного бюджета предприятия во многом зависит его деятельность в предстоящем периоде. Обеспечение точности бюджета зависит от многих служб предприятия. При этом важным фактором является слаженность работы и оперативность сопоставления информации в этих службах.
При этом необходимо составлять так называемый общий бюджет на весь предстоящий период, учитывая стратегию предприятия и план развития. Для более точного выполнения бюджета и оптимального распределения сил и средств предприятия общий бюджет следует делить на более мелкие составляющие.
Порядок разработки бюджета предприятия и обеспечение точности на каждом этапе
Бюджет любого предприятия формируется в определенной последовательности. При этом следует отметить, что чем точнее будет предоставлена информация на каждом этапе, тем точнее окажется весь бюджет в целом.
Этапы формирования бюджета:
1. Формирование целей и задач на определенный период (год, полгода, месяц), в соответствии со стратегией развития предприятия.
2. Разработка бюджета продаж. Без планирования продаж невозможно просчитать затратную часть бюджета предприятия для достижения поставленных целей.
3. На основе бюджета продаж формируется производственный план, выполнение которого должно обеспечить необходимое количество товаров для выполнения бюджета продаж. Тут же формируются бюджеты производственных затрат и планирование закупок сырья. На этом же этапе составляется бюджет управленческих затрат.
4. Составление общего бюджета предприятия на основе полученных и составленных ранее бюджетов.
Для успешное функционирования системы бюджетирования на каждом предприятии должны быть разработаны методики управления финансами. Такие методики должны включать в себя следующие положения:
• Описание цели и необходимого результата;
• Технические и технологические задачи, которые необходимо решить в процессе выполнения;
• Все подразделения и должности, участвующие в решении этих задач;
• Последовательность действий при выполнении задач;
Поступающая информация;
• Методы автоматизации процессов.
Методы следует привязать к определенным подразделениям предприятия и назначить ответственных лиц за их своевременное и точное исполнение.
На каждом этапе необходимо добиваться максимальной четкости. При этом первоначальное формирование целей и задач должно быть сформулировано как можно четче. От этого во многом зависит весь остальной процесс формирования бюджета предприятия.
Во многом точность бюджета зависит от оперативности и точности поступающей информации при составлении бюджета в плановом отделе предприятия. При этом, если бюджет планируется и составляется лишь на показателях предыдущего периода, без учета стратегии развития предприятия, то такой бюджет становится не актуальным уже к моменту его подготовки, до реализации. Для обеспечения точности планируемого бюджета необходимо сотрудничество и взаимодействие всех отделов предприятия, включая сбыт, производство и управление. Анализ точных возможностей позволяет сформулировать четкие цели и задачи развития предприятия.
Автоматизация процессов бюджетирования
Высококачественное бюджетирование на предприятии не возможно без оперативного обмена информацией между отделами предприятия. Такой оперативности можно добиться, применяя современные средства автоматизации и коммуникации. При этом следует учитывать затраты на приобретение и своевременную модернизацию таких средств.
Автоматизация процесса составления бюджета позволяет добиться не только большей точности в расчетах, но и оперативности, что является ключевым при проектировании и составлении предварительного бюджета. Также автоматизация рабочих мест позволяет составить несколько вариантов бюджета с учетом различных факторов и вероятных процессов и событий. Такая возможность дает выбрать оптимальный бюджет и принять его к исполнению на планируемый период.
Большое влияние оказывает оперативность обмена информацией между отделами и на актуальность принимаемого бюджета каждого отдела и предприятия в целом. Также возможно оперативно вносить необходимые коррективы в составляемые части бюджета и принимать на основе этого соответствующие поправки и изменения в бюджете. Автоматизация рабочих мест повышает не только оперативность и точность расчетов, но и позволяет предприятию и его отделам пользоваться огромным набором инструментов и информационных аспектов для составления и планирования бюджета.
Точность формирования бюджета
Добиться максимальной точности при формировании бюджета возможно не только методами автоматизации рабочих мест, но и назначением ответственных лиц на каждом этапе формирования бюджета. Повышение ответственности и закрепление ее за персональными сотрудниками предприятия приводит к увеличению уровня ответственности и повышению точности бюджета.
Требуя на каждом этапе от ответственных лиц четкого формирования части бюджета можно повысить точность всего бюджета предприятия. При этом персональная ответственность сотрудников за тот или иной этап формирования бюджета приводит к более качественному его составлению и достижению необходимой оперативности на каждом этапе формирования.
Точность формирования бюджета во многом зависит и от объективности принятия решений при постановке задач и определении целей. Руководители отделов или структурных подразделений должны обеспечивать не только оперативность поступления информации, но и ее объективность. Тогда принятое решение будет наиболее объективным и приближенным к реальному состоянию предприятия. За достоверность предоставленной информации руководители отделов должны нести персональную ответственность так же, как и за не предоставление такой информации. При этом стимулирование сотрудников для более качественной работы следует проводить на каждом уровне работников, так же как и приучать всех сотрудников к ответственности за свои действия. Тогда можно добиться четкости и точности при формировании бюджета предприятия
