Новые формы документов в 2025 году: что изменится в документообороте бухгалтера

С 2026 года российские бухгалтеры получат обновленный арсенал унифицированных форм документов. Приказ № 61н введет в действие новые электронные формы, которые кардинально изменят подходы к документообороту в организациях. Хотя официальное применение начнется с 2026 года, использовать новые формы можно уже сейчас. Онлайн‑бухгалтерия позволяет скачать шаблоны в нужном формате и заполнить акт одним кликом.

Акт сверки расчетов становится обязательным

Главным нововведением станет обязательная к применению унифицированная форма «Акт сверки расчетов». Этот документ призван решить одну из самых болезненных проблем бухгалтерского учета — фиксацию задолженности между контрагентами. Теперь у бухгалтеров появится стандартизированный инструмент для урегулирования спорных вопросов по взаиморасчетам.

Новая форма акта сверки содержит четкую структуру для отражения задолженности должника или кредитора, что существенно упростит процедуру сверки и снизит количество конфликтных ситуаций. Это особенно важно для организаций с большим количеством контрагентов, где регулярная сверка расчетов занимает значительную часть рабочего времени.

Инвентаризационная опись получает специализацию

Для оформления инвентаризации введена специальная форма «Инвентаризационная опись», предназначенная для выявления отклонений на счетах учета расчетов с поставщиками и дебиторами. Особенность новой формы в том, что она позволяет отражать задолженность, не подтвержденную дебиторами или не согласованную кредиторами.

Это нововведение решает практическую проблему многих организаций, когда в ходе инвентаризации выявляются расхождения в учете расчетов, но контрагенты не подтверждают или оспаривают размер задолженности. Теперь такие ситуации можно документально оформить по единому стандарту.

Модернизация действующих форм

Существенные изменения коснулись и привычных документов. Расширен перечень объектов, по которым оформляется «Решение о признании объектов нефинансовых активов». Теперь форма охватывает более широкий спектр имущества, что упростит процедуру постановки на учет различных видов активов.

Уточнен порядок подписания «Акта приемки товаров, работ, услуг» представителями контрагента. Новые требования устанавливают четкие правила, кто и в каком порядке должен подписывать документ, что исключит споры о полномочиях подписантов.

Кардинальные изменения затронули формирование «Акта о результатах инвентаризации». Обновленная форма содержит дополнительные разделы для детализации выявленных нарушений и их классификации.

Переход на электронный документооборот

Все новые формы изначально создаются как электронные документы, что отражает общую тенденцию цифровизации учетных процессов. Это требует от организаций готовности к работе с электронными документами и соответствующей технической инфраструктуры.

В условиях перехода на новые формы документов автоматизация документооборота становится не просто удобством, а необходимостью. Ручное заполнение множества унифицированных форм с учетом всех требований может стать серьезной нагрузкой для бухгалтерских служб.

Практические рекомендации по внедрению

Несмотря на то, что обязательное применение новых форм начинается с 2026 года, рекомендуется начать подготовку уже сейчас. Необходимо изучить структуру новых документов, понять логику их заполнения и оценить влияние на существующие бизнес-процессы.

Особое внимание следует уделить обучению персонала работе с новыми формами. Изменения в документообороте потребуют пересмотра должностных инструкций и внутренних регламентов. Важно также наладить взаимодействие с контрагентами, которые также будут переходить на новые формы документов.

Влияние на внутренние процессы

Внедрение новых форм документов повлияет на организацию всего учетного процесса. Потребуется пересмотр процедур документооборота, системы контроля и архивирования документов. Особенно это касается организаций, где документооборот до сих пор ведется преимущественно на бумажных носителях.

Новые требования к оформлению документов могут выявить слабые места в существующей системе внутреннего контроля. Это хорошая возможность для комплексной модернизации учетных процессов и повышения их эффективности.

Перспективы развития

Введение новых унифицированных форм документов — это лишь первый шаг в реформировании документооборота. В перспективе можно ожидать дальнейшую стандартизацию и цифровизацию учетных процессов, что потребует от бухгалтеров постоянного обновления знаний и навыков.

Успешная адаптация к новым требованиям станет конкурентным преимуществом и поможет избежать ошибок в документообороте, которые могут привести к претензиям контролирующих органов и финансовым потерям.